دراسات و ابحاث علمية

 

الأتمتة ودورها فى تحقيق اهداف المنشأت المالية

يُعد مصطلح الأتمتة من المصطلحات التي شاعت بكثرة خلال السنوات الأخيرة، حيث أصبحت الأتمتة المحاسبية أداة مهمة لتحسين الأداء المالي  وتساعد هذه التقنية في توفير الوقت والتكاليف، كما تحسن من دقة البيانات وتساعد في اتخاذ القرارات المالية بشكل أفضل.

فجميع الصناعات الآن باتت تعتمد على الأتمتة لأداء المهام والعمليات دون تدخل بشري مباشر، بهدف تحسين كفاءة وإنتاجية العمليات التجارية، وهو ما أدى إلى تزايد الطلب عليها عامًا بعد آخر، حتى أصبحت جزءًا أساسيًا من عمليات مختلف الصناعات مثل التصنيع والخدمات اللوجستية والرعاية الصحية وخدمة العملاء، وفي هذا المقال نوضح ما هي الأتمتة وفوائدها وأنواعها وأمثلة عليها ومراحلها والهدف منها، لأنه من خلال فهم الأتمتة المحاسبية، نستطيع اختيار الحل المناسب  وهذا يساعد الشركات على الاستفادة القصوى من هذه التقنية الرقمية.

أولا: مفهوم الأتمتة  automation:

يشير معنى automation وهو الأتمتة أو التشغيل الآلي إلى التقنية التي تُستخدم في تشغيل العمليات دون تدخل بشري، وتتراوح مهام الأتمتة من المهام البسيطة والمتكررة إلى العمليات المعقدة، وبالتالي فإن الاستعانة بالأتمتة يمنح الفرصة للعمال للتركيز على مهام أخرى، ولذلك يتم اللجوء الى أتمتة العديد من العمليات لتوفير الوقت والموارد والتكاليف، في مختلف الصناعات.

وفي الوقت الحالي، تعتمد العديد من الصناعات على الأتمتة عند تنفيذ عملياتها، بهدف تقليل الحاجة إلى العمل اليدوي، ومن ثم تحسين كفاءة وإنتاجية كل عملية، مع التقليل من مخاطر الصحة والسلامة. ويمكن القول أن الأتمتة باتت هي المحرك الرئيسي للتحول الرقمي، إذ أن معظم الحلول التي تتبناها الشركات لترقية وتحديث عملياتها هي حلول الأتمتة.

ثانيا: مفهوم أتمتة الإدارة المالية :

تتعرض الإدارات المالية لضغوط لتقديم التقارير المالية بكفاءة حيث  يُتيح استخدام تقنيات الأتمتة للفرق المالية التركيز على قرارات الأعمال الأكثر أهمية، ويمكن تعريف أتمتة الإدارة المالية بأنه هو استخدام التقنية لتبسيط العديد من المهام المالية وإنتاج أعضاء فريق مالي أكثر كفاءة.

حيث يحتاج المديرون الماليون وقادة الشؤون المالية الآخرون إلى العمل مباشرةً مع بقية الإدارة العليا وفرق تكنولوجيا المعلومات في مبادرات التحول الرقمي. الهدف من ذلك هو تطوير الاستراتيجية الصحيحة لاحتياجات الأتمتة الخاصة بهم، ودمج برامج أتمتة الشؤون المالية لتحقيق أهدافهم.

ثالثا: مفهوم واهمية أتمتة العمليات الروبوتية:

تعرف أتمتة العمليات الروبوتية بالتشغيل الآلي للعمليات، حيث كشفت دراسة أجرتها مجلة "The Economist" مؤخرًا أن الاقتصاد في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا قد يشهد زيادة ملحوظة تصل إلى 320 مليار دولار بحلول عام 2035 من خلال اعتماد التعلم الآلي. ويؤكد التقرير على أن المصدر الرئيسي للنمو سيكون نتيجة لتوفير التكاليف من خلال الأتمتة وتعزيز المنتجات والخدمات عبر عدة قطاعات، بما في ذلك القطاع المالي.

رابعا : أمثلة على الأتمتة:

إليكم فيما يلي بعض الأمثلة على استخدام الأتمتة في العديد من المجالات:

1. الأتمتة في الموارد البشرية

تستفيد أقسام الموارد البشرية في الشركات من الأتمتة فيما يتعلق بالتوظيف وإدارة الموظفين، إذ يساعد هذا النظام على تسريع عملية دفع الأجور للموظفين، كما يُستخدم في مراجعة طلبات التوظيف ومسح طلبات العمل وتصنيفها بناءً على مدى ملاءمتها للوظيفة الشاغرة.

2. الأتمتة في خدمة العملاء

من أبرز استخدامات الأتمتة في أنظمة خدمة العملاء، إرسال الردود التلقائية إلى العملاء بمجرد تلقي الاستفسارات منهم، إضافة إلى تخزين استفسار العميل في قاعدة بيانات للرجوع إليها في المستقبل.

3. الأتمتة في التمويل

تجلت فوائد نظام الأتمتة عند استخدامه في مجال التمويل، هذا المجال الذي يعتمد على إتمام مهام كبيرة الحجم وتستغرق وقتًا طويلًا، إذ ساعدت الأتمتة على تنفيذ تلك المهام بسرعة عالية.

وعلى سبيل المثال، فإن أتمتة الحسابات المستحقة الدفع تنطوي على عملية تسجل تفاصيل الحساب ومعلومات العملاء وقيم الائتمان سريعًا، وهو ما يمكّن النظام الحاسوبي من تسوية الحسابات تلقائيًا.

4. الأتمتة في التسويق

تُعد عمليات التشغيل الآلي جزءًا أساسيًا من مجال التسويق، فمن خلال هذا النظام يمكن تطوير إطار زمني يرسل تلقائيًا رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات إلى العملاء، وهو ما يفيد المؤسسات التي تشمل قاعدة عملاء كبيرة.

خامسا: التقنيات المستخدمه لجعل الأتمتة ممكنة وفعّالة للمؤسسات والمنشآت المالية:

1. التعلم الآلي (Machine Learning)

 يُستخدم التعلم الآلي لتدريب البرمجيات على استيعاب البيانات وتحليلها، مما يمكّنها من اتخاذ القرارات بشكل أكثر ذكاءً ودقة. يمكن استخدامه لتحليل البيانات المالية والمخاطر.

2. تشغيل العمليات الآلي (Robotic Process Automation - RPA)

 يُستخدم RPA لأتمتة المهام الروتينية والمكررة، مثل إدخال البيانات وتحديثها في الأنظمة المالية، مما يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء البشرية.

3. تحليل البيانات الضخمة (Big Data Analytics)

 تُستخدم تقنيات تحليل البيانات الضخمة لاستيعاب وتحليل كميات هائلة من البيانات المالية والمخاطر بشكل فعّال وسريع، مما يساعد على اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

4. التحليل الذكي (Predictive Analytics)

 تُستخدم تقنيات التحليل الذكي لتوقع المستقبل بناءً على البيانات التاريخية، مما يساعد في تقديم توجيهات وتحليلات دقيقة لفِرق المخاطر والامتثال.

5. تقنيات البلوكتشين (Blockchain Technology)

 يُمكن استخدام تقنيات البلوكتشين لتحقيق الشفافية والأمان في المعاملات المالية وتسجيلها بشكل دائم وغير قابل للتغيير، مما يساعد في تعزيز الامتثال وإدارة المخاطر.

سادسا : فوائد الأتمتة:

تشمل فوائد الأتمتة الإلكترونية ما يلي:

1- خفض تكاليف التشغيل

من خلال أتمتة العمليات، يمكن للمؤسسات خفض تكاليف التشغيل، وهي التكاليف التي تشمل نفقات الموارد أو النفقات المادية، لأنها تغني عن الأنشطة اليدوية أن تتطلب موارد أو اهتمامًا واسعًا من المهنيين.

2- زيادة الإنتاجية

تساعد الأتمتة على زيادة الإنتاجية، لأنها تعمل على تسريع العمليات، وتقضي على الحاجة إلى العمل اليدوي، فمن خلال الروبوتات والآلات يمكن أداء المهام بشكل أسرع وأكثر كفاءة من البشر.

3- تحسين خدمة العملاء

يحتاج العملاء دومًا إلى توفر معلومات محددة بوضوح مع استجابة سريعة، وهو ما توفره الأتمتة عند اعتمادها في نظام خدمة العملاء، إذ تساعد على منح العملاء التعليقات والإجابات التي ينتظرونها دون تأخير، وبالتالي تتحسن تجربة المستخدم مع المنتج والعلامة التجارية.

4- الحفاظ على سلامة الموظفين

في بعض الصناعات، تُعد الأتمتة عنصر لا غنى عنه في الحفاظ على سلامة الموظفين الذين يعملون في بيئات عمل خطرة، إذ يساعد اعتماد الأتمتة في القيام بالعمليات الميكانيكية على حماية الموظفين من المخاطر التي قد يتعرضون لها، لأنها تقلل الحاجة إلى العمل اليدوي.

5- تحسين تخزين البيانات

يمكن للشركات التي تقوم بمهام إدارية استبدال ما تنطوي عليه تلك المهام من أوراق ووثائق بالوثائق الرقمية في حال اعتمادها على نظام الأتمتة. ومن خلال أتمتة العمليات الإدارية واستخدام الوثائق الرقمية، تزداد كفاءة تخزين البيانات، كما تزداد فعالية التخزين من حيث التكلفة.

6- تحسين الروح المعنوية في مكان العمل

يساعد الاعتماد على أتمتة المهام على تركيز الموظفين على المسؤوليات الأكبر والمهام التي يستمتعون بها، وهو ما يؤدي إلى تحسين معنوياتهم وخلق بيئة عمل إيجابية، ومن ثم تحقيق الرضا الوظيفي.

7- تحسين الدقة والجودة

يؤدي الاعتماد على الأتمتة في أداء المهام إلى القضاء على الأخطاء البشرية، وبالتالي تحسين دقة وجودة المنتجات أو الخدمات، وهو ما ينتج عنه زيادة رضا العملاء.

8- قابلية التوسع والمرونة

توفر الأتمتة المرونة لتعديل مستويات الإنتاج، وتخصيص الموارد، والاستجابة لتقلبات السوق بسرعة، إذ يمكن توسيع نطاق الأنظمة الآلية بسهولة، وبالتالي تستطيع الشركات التكيف مع تغيرات السوق، وهو ما يعزز من قدرتها التنافسية.

9- الحد من الأثر البيئي

تساعد الأتمتة على تبسيط العمليات التشغيلية بشكل فعال، وهو ما يقلل من الأثر البيئي للإنتاج، إذ يقل مقدار المساحة المطلوبة وكمية الخردة والطاقة المهدرة بشكل كبير، وبالتالي تتمكن الشركات من توفير الكثير من التكاليف.

تُظهر العديد من الدراسات والتقارير أن التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا الحديثة، بما في ذلك التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي، يلعب دورًا حاسمًا في تحسين أداء وكفاءة الخدمات المالية. يعتمد هذا التحول على أتمتة العمليات، مما يسهم في تقديم خدمات أفضل وتوفير التكاليف وزيادة الدقة وتحسين تجربة العملاء. لذا، يجب على المؤسسات المالية وفِرق المخاطر والامتثال استغلال هذه التقنيات الحديثة لتحقيق التنمية والنجاح في بيئة الأعمال المتغيرة بسرعة، ويساعد تنفيذ الأتمتة المالية في إدارة الموارد وتجنب العمل اليدوي غير الضروري.